Parish Finance Report 2020-2021

(español abajo)

November 2021

Dear Parishioners of St. Mary:

The chart that follows this brief essay is the parish financial report for Fiscal Year 2021, which ran from July 1, 2020 through June 30, 2021.  These figures do not include St. Mary School, which is a separate financial entity and has its own budget created by Principal Marcee Ervin and the School Finance Committee.

Your Parish Finance Committee had a difficult job in the Summer of 2020 trying to project how parish finances would fare in the midst of the continuing pandemic.  A conservative course of action was chosen which assumed that Gilroy would be feeling the economic effects of the pandemic through Summer 2021.  Collections were budgeted to be significantly below pre-pandemic levels throughout the entire fiscal year and therefore spending, most particularly on personnel, was sharply limited.  The resulting FY21 budget was designed to keep the parish alive and able to conduct its most fundamental sacramental ministries, but at the cost of customer service.  Those who have encountered the sharply reduced office hours or had to wait weeks for an appointment to meet a priest have experienced the effects of the financial shortfall first-hand.

Because of the conservatism of our budgeting assumptions, as indicated in the chart, the parish had an operational profit of $342,108.  As your pastor I am grateful to parishioners for their generosity in giving back to God via the parish offertory.  I am also grateful for the prudent advice by the committee and the sacrifice of parish staff members who suffered much of the fiscal year with sharply reduced hours.  As pastor it was a good feeling to be able to partially restore some of their hours in winter and then fully restore hours in spring as improved parish collections allowed.

With such a large profit in FY21, one would think that budgeting for Fiscal Year 2022 would be easy.  Unfortunately that was not so.  The committee knew it had increased resources for budgeting, but it also knew there wasn’t enough to return St. Mary Parish to the spending pattern prior to the pandemic.  In the end the FY22 budget allows for resumption of parish groups meeting in facilities and normal-sized catechetical and Confirmation programs for our youth.  That can be seen in the chart at the greatly expanded “Parish Programs” figure in the new budget.  Other notable differences from last fiscal year to the current one:

• Last fiscal year’s parish collections were budgeted to average $15,000/week. Thanks to the generosity of parishioners, the actual average for that fiscal year was $17,000/week.  With the continuing loosening of Covid restrictions, we expect Sunday Mass attendance to further increase.  Therefore we budgeted this fiscal year’s weekly average collection to be $17,500/week.  However, we do not expect the supersized Christmas and Easter collections this fiscal year as we did for last fiscal year.  Instead, we budgeted for more normal-sized collections for those two holidays.  Correspondingly the budgeted collection income is $15,000 less than last year’s actual figures.

• The administration budget went up considerably as the parish staff members have returned to working full time, whereas the FY20-21 budget assumed employees working half time.  Nonetheless, this figure is still less than the pre-Covid budget because the weekday and weekend receptionist positions have not been restored.

• The plant/facilities budget is larger due to the restoration of janitorial services and a dramatically larger insurance bill.  These two factors alone account for over $60,000 in increased spending.  Additionally we assumed utilities usage would resemble pre-Covid patterns rather than the reduced bills servicing the underutilized facilities during the pandemic.  The committee also budgeted for the ongoing pew renovation project.

The new budget does not resolve the shortfall of priests and parish staffers.  With a budgeted loss of $22,477 for the new fiscal year, we are in no position to hire additional personnel.  Fortunately, a $44,000 distribution from the Silva Trust parish endowment will cover that deficit and further cuts do not have to be made.

The scale of expenses is difficult to explain to parishioners who ask, “Where does the money go?”  To give an example, just paying our income tax to the diocese (the diocesan assessment), our property and liability insurance package, property taxes and utilities for the site costs $6,000/week.  One third of our collection is out the door for these mandatory obligations before a single dollar can be spent on programs, clergy, staff, maintenance, etc.  Realities like these are hard to portray on a single page chart.  If you have further questions about parish expenditures or would like to understand the parish budget in greater detail, please contact me.

                                                                        Link to Summary Finance Report
God bless our parish!
Fr. Michael

Noviembre de 2021

Estimados feligreses de Santa María:

El gráfico que sigue a este breve ensayo es el informe financiero de la parroquia para el año fiscal 2021, que se desarrolló desde el 1 de julio de 2020 hasta el 30 de junio de 2021. Estas cifras no incluyen la escuela de Santa María, que es una entidad financiera separada y tiene su propio presupuesto creado por la directora Marcee Ervin y el Comité de Finanzas Escolares.

El Comité de Finanzas Parroquiales tuvo un trabajo difícil en el verano de 2020 tratando de proyectar cómo les iría a las finanzas de la parroquia en medio de la pandemia que aún continua. Se eligió un curso de acción conservador que suponía que Gilroy sentiría los efectos económicos de la pandemia hasta el verano de 2021. Las recaudaciones se presupuestaron significativamente por debajo de los niveles anteriores a la pandemia a lo largo de todo el año fiscal y, por lo tanto, el gasto, más particularmente en personal, fue muy limitado. El presupuesto resultante para el año fiscal 21 fue diseñado para mantener a la parroquia viva y capaz de llevar a cabo sus ministerios sacramentales más fundamentales, pero a costa del servicio al cliente. Aquellos que se han encontrado con el horario de oficina drásticamente reducido o han tenido que esperar semanas para una cita para reunirse con un sacerdote, han sentido los efectos del déficit financiero de primera mano.

Debido al conservadurismo de nuestras suposiciones presupuestarias, como se indica en la tabla, la parroquia tuvo una ganancia operativa de $ 342,108. Como su párroco, estoy agradecido a los feligreses por su generosidad al retribuir a Dios a través del ofertorio parroquial. También estoy agradecido por el consejo prudente del comité y el sacrificio de los miembros del personal de la parroquia que sufrieron gran parte del año fiscal con horas marcadamente reducidas. Como párroco, fue una buena sensación poder restaurar parcialmente algunas de sus horas en invierno y luego restaurar completamente las horas en primavera a medida que mejaron las colectas parroquiales.
Con una ganancia tan grande en el año fiscal 21, uno pensaría que presupuestar para el año fiscal 2022 sería fácil. Lamentablemente no fue así. El comité sabía que había aumentado los recursos para el presupuesto, pero también sabía que no había suficiente para regresar a la parroquia de St. Mary al patrón de gasto anterior a la pandemia. Al final, el presupuesto del año fiscal 22 permite la reanudación de las reuniones de grupos parroquiales en las instalaciones y programas de catequesis y confirmación de tamaño normal para nuestros jóvenes. Eso se puede ver en el gráfico en la cifra de “Programas parroquiales” muy ampliada en el nuevo presupuesto. Otras diferencias notables entre el año fiscal pasado y el actual:

• Las colectas parroquiales del año fiscal pasado se presupuestaron en un promedio de $ 15,000 por semana. Gracias a la generosidad de los feligreses, el promedio real para ese año fiscal fue de $ 17,000 por semana. Con la continua relajación de las restricciones de Covid, esperamos que la asistencia a la misa dominical aumente aún más. Por lo tanto, presupuestamos la recaudación promedio semanal de este año fiscal para que sea $ 17,500 / semana. Sin embargo, no esperamos las grandes recaudaciones de Navidad y Pascua este año fiscal como lo hicimos el año fiscal pasado. En cambio, presupuestamos más colectas de tamaño regular para esos dos días festivos. En consecuencia, los ingresos de recaudación presupuestados son $ 15,000 menos que las cifras reales del año pasado.

• El presupuesto de la administración aumentó considerablemente ya que los miembros del personal de la parroquia han vuelto a trabajar a tiempo completo, mientras que el presupuesto del año fiscal 20-21 suponía que los empleados trabajaban a medio tiempo. Sin embargo, esta cifra es aún menor que el presupuesto anterior al Covid porque no se han restaurado los puestos de recepcionista entre semana y fines de semana.

• El presupuesto de la planta / instalaciones es mayor debido a la restauración de los servicios de limpieza y una factura de seguro dramáticamente mayor. Estos dos factores por sí solos representan más de $ 60,000 en un aumento del gasto. Además, asumimos que el uso de servicios públicos se parecería a los patrones anteriores a Covid en lugar de las facturas reducidas que atienden a las instalaciones subutilizadas durante la pandemia. El comité también hizo un presupuesto para el proyecto de restauración de las bancas que se está llevando a cabo.

El nuevo presupuesto no resuelve el déficit de sacerdotes y personal parroquial. Con una pérdida presupuestada de $ 22,477 para el nuevo año fiscal, no estamos en condiciones de contratar personal adicional. Afortunadamente, una distribución de $ 44,000 de la dotación parroquial de Silva Trust cubrirá ese déficit y no es necesario hacer más recortes.

La escala de gastos es difícil de explicar a los feligreses que preguntan: “¿A dónde va el dinero?” Para dar un ejemplo, solo pagar nuestro impuesto sobre la renta a la diócesis (la evaluación diocesana), nuestro paquete de seguro de propiedad y responsabilidad civil, impuestos a la propiedad y servicios públicos para el sitio cuesta $ 6,000 por semana. Un tercio de nuestra colecta está fuera de la puerta para cumplir con estas obligaciones obligatorias antes de que se pueda gastar un solo dólar en programas, clero, personal, mantenimiento, etc. Realidades como estas son difíciles de representar en un gráfico de una sola página. Si tiene más preguntas sobre los gastos de la parroquia o le gustaría entender el presupuesto de la parroquia con mayor detalle, por favor póngase en contacto conmigo.  
                                                                                               Enlace Para Reporte de Finanzas
¡Dios bendiga a nuestra parroquia!
P. Miguel